Vállalkozóból tulajdonos – 3. lépés: folyamatok
Ahhoz, hogy egy vállalkozást ne one man show-ként működtess elengedhetetlen, hogy jól definiált, hatékony folyamatok mentén dolgozzatok. Így a kollégák pontosan tudják, hogy ki, mikor, mit, hogyan csinál, te pedig nyugodt lehetsz, hogy olajozottan működnek a kerekek.
Ha a folyamatok tényleg jól vannak összerakva, nőhet a hatékonyság, csökkenhetnek a hibák, vagyis a vállalkozásod jobban termelhet.
Ha meghatározott lépéseknél kontrollpontokat építesz be, könnyen tudod ellenőrizni a folyamatokat.
Ha belevágnál a folyamatok rendbetételébe, az alábbi alapvető lépések megtételét javaslom (előre elnézést: nagyon tömény lesz):
Gondold át logikusan a teljes működési ciklust és rajzold fel logikusan a kapcsolatokat, főbb elemeket. Ha már látod a teljes logikai láncot, válassz ki egy külön jól definiálható feladatot - legyen ez az első, amelyet elemeire szedsz.
Ha megvan a mintafolyamatod, gondold át lépésről lépésre az egészet. Dokumentáld: rendelj hozzá felelősöket, közreműködőt, határidőt, nézd meg, hogy az adott folyamat bemenete-e egy másiknak, vagy épp azt, hogy melyik másik folyamattól függ. Ne felejtsd el bevonni a gondolkodásba a kollégáidat. Ők látják át igazán az egészet. Sőt, lehet, hogy a közös munka során feltártok olyan lehetőségeket, amelyek egyszerűsítik a folyamatot. És nem mellesleg a bevonásuk elköteleződésüket is jelentheti.
Ne felejts el kontroll / tesztelési / minőség-ellenőrzési lépést is beletenni a folyamatba. Sok vezető hajlamos félvállról venni ezt a pontot, vagy legalább is hátrébb priorizálni. Nagyon kellemetlen helyzetet tud teremteni, ha a kontroll elmaradása miatt mondjuk egy partner vagy az ügyfél él panasszal. Előzzük ezt meg!
Gondolkodj azon, hogy a technológia hogyan lehet a szolgálatodra mind a tervezési, mind a végrehajtási, mind pedig az ellenőrzési fázisban. Te is nyugodtabb lehetsz, ha mondjuk a technológia segítségével messziről is rá tudsz nézni valamelyik lépésre.
Beszéljétek át az érintett kollégákkal közösen a folyamatot annak érdekében, hogy mindenki pontosan tudja, hogy mikor, mi a dolga. Képezd őket, kommunikálj velük.
Az első teszt-működés után üljetek össze és beszéljétek át, hogy mi működött jól, min szükséges változtatni (a javítandókat akár menet közben is gyűjthetitek). Építsétek be a tapasztalatokat a következő ciklusba - fejlesszétek a folyamatot.
- Ez igazából a ráadás: ha már megvan a folyamat, amelyben megállapodtatok a csapattal, kérlek, ne te legyél az, aki elsőként felrúgja :) Lehet, hogy hozzá vagy szokva ahhoz, hogy gyors döntéseket hozol és hirtelen beavatkozol a dolgok menetébe. Itt ez nem szerencsés. Összezavarod a kollégákat, akik éppen beállnának egy rendszer működtetésébe. Ezzel csak káosz keletkezik.
Tudom, nagy levegőt kell venni ahhoz, hogy a fentieken végigmenj. De hidd el, megéri. Nagyon sokat tanulsz közben magad is saját folyamataidról, kollégáidról.
Vonj be egy külső szakértőt ahhoz, hogy eredményes legyen az átalakítás! Keress meg, örömmel gondolkodok veled a megvalósításon.
További gondolatokért keresd fel Facebook oldalamat!